Secrétaire de Direction

La bien-être nos résidents notre priorité

Placé(e) sous la responsabilité du directeur de l’établissement, le/la secrétaire de direction associe pleinement à ses missions celles du directeur afin d’optimiser au quotidien la gestion de la résidence.

A ce titre, ses missions seront les suivantes :

Accueil/administratif

  • Accueillir les résidents et veiller à leur confort
  • Assurer la transmission des informations en interne et externe
  • Rassembler et suivre les différentes pièces en fonction des procédures administratives définies
  • Tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
  • Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
  • Commander le matériel, les fournitures, les consommables et assurer la conformité de la livraison

Assistance du directeur

  • Suivre l’activité commerciale en l’absence de la direction (suivi du logiciel Salesforce, relances prospects, envoi de documentation et prise de RDV)
  • Coordonner l’activité de l’équipe d’accueil (accompagnement, gestion de planning, contrôle)
  • Réaliser un suivi d’activité (reporting…)
  • Assurer des ouvertures/fermetures 

Paie/RH

  • Réaliser la gestion administrative des contrats des collaborateurs et leur suivi (DPAE, contrats de travail, remise des documents à l’embauche…)
  • Suivre les conditions d’exécution d’un contrat ;
  • Assurer la tenue et le suivi des dossiers des collaborateurs
  • Organiser les visites médicales et effectuer les déclarations AT, AM
  • Suivre les planning
  • Préparer et transmettre les éléments variables de paie au siège
  • Editer, vérifier et mettre sous plis les bulletins de salaire
  • Accompagner le directeur dans la gestion administrative du CSE
  • Devenir l’interlocuteur des salariés sur les questions sociales
  • Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire

Comptabilité

  • Envoyer les factures fournisseurs au siège
  • Vérifier et suivre les règlements des factures fournisseurs
  • Contrôler l’encodage et le classement administratif des pièces comptables
  • Contrôler la facturation résidents en lien avec le personnel d’accueil
  • Contrôler la facturation fournisseurs et envoyer les documents numérisés au siège en suivant les procédures définies
  • Effectuer les relances clients

Découvrez l’interview de Ludwig initialement ASH puis apprenti aide soignant à la maisonnée la lorraine.

« Pour moi on est une famille », découvrez de multiples interviews dans cette vidéo témoignage.

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