Placé(e) sous la responsabilité du directeur de l’établissement, le/la secrétaire de direction associe pleinement à ses missions celles du directeur afin d’optimiser au quotidien la gestion de la résidence.

A ce titre, ses missions seront les suivantes :

Accueil/administratif

• Accueillir les résidents et veiller à leur confort
• Assurer la transmission des informations en interne et externe
• Rassembler et suivre les différentes pièces en fonction des procédures administratives définies
• Tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
• Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
• Commander le matériel, les fournitures, les consommables et assurer la conformité de la livraison

Assistance du directeur

• Suivre l’activité commerciale en l’absence de la direction (suivi du logiciel Salesforce, relances prospects, envoi de documentation et prise de RDV)
• Coordonner l’activité de l’équipe d’accueil (accompagnement, gestion de planning, contrôle)
• Réaliser un suivi d’activité (reporting…)
• Assurer des ouvertures/fermetures 

Paie/RH

• Réaliser la gestion administrative des contrats des collaborateurs et leur suivi (DPAE, contrats de travail, remise des documents à l’embauche…)
• Suivre les conditions d’exécution d’un contrat ;
• Assurer la tenue et le suivi des dossiers des collaborateurs
• Organiser les visites médicales et effectuer les déclarations AT, AM
• Suivre les planning
• Préparer et transmettre les éléments variables de paie au siège
• Editer, vérifier et mettre sous plis les bulletins de salaire
• Accompagner le directeur dans la gestion administrative du CSE
• Devenir l’interlocuteur des salariés sur les questions sociales
• Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire