Quand vient le moment de chercher une résidence pour un parent, les démarches administratives sont souvent la dernière chose dont on a envie de s’occuper. Pour simplifier et fluidifier les démarches d’admission en établissement médico-social, la plateforme nationale Via Trajectoire s’est imposée comme l’outil de référence. Mais comment fonctionne-t-elle concrètement ? Comment constituer un dossier, s’inscrire auprès d’une résidence et le maintenir à jour si la situation évolue ? Ce guide vous accompagne pas à pas.
1. Qu’est-ce que Via Trajectoire ?
Via Trajectoire est une plateforme numérique publique, développée en collaboration avec les Agences Régionales de Santé (ARS) et les conseils départementaux, qui centralise les demandes d’admission dans les établissements médico-sociaux : EHPAD, résidences autonomie, unités de soins de longue durée (USLD) et établissements pour personnes âgées (EHPA)[1].
Accessible gratuitement depuis usager.viatrajectoire.fr, elle permet au senior ou à sa famille de rechercher un établissement partout en France, de constituer un dossier unique transmissible à plusieurs structures simultanément, et de suivre l’avancement des demandes en temps réel. Un seul dossier peut ainsi être envoyé à 40 établissements, autant de chances de trouver la bonne solution, sans jamais recommencer la procédure.
2. Comment créer un dossier Via Trajectoire ? Les 6 étapes à suivre
La création d’un dossier se fait entièrement en ligne, en six étapes structurées.
Étape 1 : Créer le dossier
Depuis la page d’accueil du site, cliquez sur « Créer mon dossier » puis sur « Démarrer ». Renseignez les informations demandées et acceptez la charte d’utilisation. Veillez à compléter tous les champs obligatoires.
Étape 2 : Valider l’adresse e-mail
Un e-mail de confirmation contenant votre numéro de dossier est envoyé automatiquement. Vous devez cliquer sur le lien dans les 4 jours suivant la création, sous peine d’annulation automatique du dossier. Pensez à vérifier vos courriers indésirables.
Étape 3 : Compléter le volet administratif
Cette partie est renseignée par la famille ou le futur résident. Elle comprend l’état civil, les raisons de la demande, le type d’accueil souhaité (permanent, temporaire, accueil de jour…) et les éléments financiers (revenus, aides perçues).
Étape 4 : Déclarer le médecin traitant
Renseignez les coordonnées du médecin référent directement sur la plateforme. Pensez à l’informer au préalable de l’existence du dossier.
Étape 5 : Faire remplir le volet médical
Le médecin traitant complète en ligne la partie médicale : pathologies, niveau d’autonomie (grille AGGIR), traitements en cours et besoins spécifiques. Il peut également le faire depuis son propre espace professionnel.
Étape 6 : Finaliser et lancer la recherche
Le dossier est complet. Vous pouvez désormais utiliser le moteur de recherche pour sélectionner les résidences EMERA de votre choix et leur transmettre votre candidature.
Bon à savoir :
le dossier peut être ouvert par la personne concernée, un proche, un accompagnant ou un représentant légal. Dans tous les cas, le consentement du futur résident est requis.
3. Quels documents prévoir ?
Aucune pièce justificative n’est obligatoire pour créer le dossier en ligne. En revanche, les établissements les réclament au moment de l’instruction de la demande[2]. Il est conseillé de les préparer en amont pour ne pas ralentir le processus :
S’inscrire dans une résidence EMERA via Via Trajectoire
Les résidences EMERA sont référencées sur Via Trajectoire. Une fois votre dossier complété, il vous suffit de les rechercher par ville ou département via le moteur de recherche intégré, puis de leur adresser votre candidature en quelques clics.
Chaque résidence reçoit alors une notification et procède à l’étude du dossier : vérification des informations administratives, analyse du volet médical, évaluation de l’adéquation entre le profil du futur résident et les prestations proposées. Si une place est disponible et le profil compatible, les équipes EMERA vous contactent directement pour organiser une visite. Dans le cas contraire, le dossier est placé sur liste d’attente. Vous pourrez retrouver l’évolution de ce dernier à tout moment depuis votre espace en ligne.
4. Mettre à jour son dossier : une étape essentielle
La situation d’un proche peut évoluer rapidement. Il est donc indispensable de maintenir le dossier à jour, pour que les établissements disposent d’informations fiables au moment de statuer sur la demande.
La règle des 6 mois :
Via Trajectoire exige une actualisation du dossier tous les six mois[3]. Un e-mail de rappel est envoyé avant l’échéance. Vous disposez alors d’un mois pour effectuer la mise à jour. Passé ce délai sans action, le dossier est automatiquement supprimé.
La mise à jour :
Pour mettre à jour le dossier, la procédure est simple :
- Connectez-vous sur viatrajectoire.fr, espace particulier ;
- Cliquez sur « Accéder à mon dossier » puis sur l’onglet « Mes informations » ;
- Modifiez les informations concernées et cliquez sur « Enregistrer ».
Les établissements auxquels vous avez adressé une demande sont automatiquement informés de la mise à jour. Le médecin traitant est également habilité à actualiser le volet médical depuis son espace professionnel.
À noter : si vous avez égaré vos identifiants, votre numéro de dossier figure dans l’e-mail de confirmation reçu lors de la création. En cas d’oubli du mot de passe, une réinitialisation est possible directement sur le site.
5. EMERA à vos côtés à chaque étape
Via Trajectoire est un outil précieux, mais il ne remplace pas l’accompagnement humain. Les démarches peuvent sembler complexes, les délais parfois longs, et les questions nombreuses. Chez EMERA, les équipes sont disponibles pour vous guider, répondre à vos questions sur la constitution du dossier, vous aider à rassembler les documents nécessaires ou simplement vous accueillir pour une visite de la résidence.
Parce que chaque situation est unique, EMERA s’engage à étudier chaque candidature avec attention et bienveillance, en plaçant le bien-être et la dignité des résidents au cœur de sa démarche.
Vous souhaitez déposer une candidature ou obtenir des informations sur nos résidences ? Contactez l’équipe EMERA la plus proche de chez vous.
[1] https://solidarites.gouv.fr/viatrajectoire-un-service-modernise-et-simplifie-au-service-des-personnes-en-perte-dautonomie
[2] https://www.pour-les-personnes-agees.gouv.fr/actualites/faire-sa-demande-d-admission-en-ehpad-en-ligne-est-possible-grace-a-viatrajectoire
[3] https://www.capretraite.fr/blog/maisons-de-retraite/top-10-des-questions-populaires-sur-viatrajectoire/
